GoBD-Leitfaden fürs Handwerk: So bleiben digitale Belege prüfungssicher

GoBD im Handwerk: Warum das Thema jeden Betrieb betrifft

Schnellüberblick

GoBD gelten fuer alle digital erstellten oder verarbeiteten Belege im Handwerk.
Entscheidend sind revisionssichere Archivierung und nachvollziehbare Prozesse.
Verfahrensdokumentation und Pruefungszugriff (Z1/Z2/Z3) muessen vorbereitet sein.

Kernaussagen

Ohne Verfahrensdokumentation drohen Beanstandungen bei Pruefungen.
E-Mails und Scans sind GoBD-relevant und muessen sauber archiviert werden.
Exportfaehigkeit der Systeme ist Pflicht, nicht Optional.

Entitäten & Begriffe

GoBD
AO §147
HGB §257
Verfahrensdokumentation
revisionssichere Archivierung

Weiterführende Artikel

Wer digital Angebote schreibt, Rechnungen verschickt oder Baustellenberichte per App dokumentiert, landet automatisch im GoBD-Kosmos. Die Grundsaetze zur ordnungsgemaessen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz: GoBD) sind keine Theorie fuer Grosskonzerne, sondern betreffen auch kleine Handwerksbetriebe. Der Grund: Sobald Belege oder Buchungen digital entstehen, muessen sie nachvollziehbar, vollstaendig und unveraenderbar bleiben.

In der Praxis bedeutet das: Ein PDF im E-Mail-Postfach reicht nicht. Und eine Excel-Liste ohne Protokollierung ist problematisch. Dieser Leitfaden zeigt, wie Handwerksbetriebe GoBD-konform arbeiten koennen, ohne den Alltag zu verkomplizieren.

Die rechtliche Basis in Kurzform

Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Diese legen fest, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden muessen und dass die Finanzverwaltung im Rahmen einer Pruefung auf digitale Daten zugreifen darf. Die GoBD konkretisieren diese Anforderungen fuer elektronische Systeme.

Wichtig: GoBD sind keine eigene Gesetzesquelle, sondern eine Verwaltungsvorschrift. Trotzdem sind sie in der Praxis der Massstab bei Betriebspruefungen.

Welche Unterlagen sind GoBD-relevant?

Im Handwerk betrifft GoBD nicht nur die Buchhaltung, sondern viele operative Dokumente. Typische Beispiele:

Angebote, Auftragsbestaetigungen, Rechnungen
Lieferscheine, Leistungsnachweise, Abnahmeprotokolle
Eingangsrechnungen von Grosshaendlern
Kassenbuch, Barbelege, Kassenzettel
E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt
Digitale Zeiterfassung und Stundenzettel

Merksatz: Alles, was steuerlich relevant ist, faellt unter GoBD – egal ob Papier oder digital.

Die wichtigsten GoBD-Grundsaetze fuer Handwerksbetriebe

Nachvollziehbarkeit und Nachpruefbarkeit: Jeder Geschaeftsvorfall muss vom Beleg bis zur Buchung nachvollziehbar sein.
Vollstaendigkeit: Keine Luecken, keine geloeschten Belege ohne Protokoll.
Richtigkeit: Inhalte muessen korrekt sein, Rechenwege nachvollziehbar.
Zeitgerechte Erfassung: Belege zeitnah verarbeiten, nicht monatelang sammeln.
Unveraenderbarkeit: Nachtraegliche Aenderungen muessen dokumentiert werden.
Ordnung und Auffindbarkeit: Belege muessen schnell auffindbar sein.

Diese Grundsaetze gelten fuer alle digitalen Systeme: ERP, DMS, Zeiterfassung, Kasse, E-Mail-Archiv.

Technische Mindestanforderungen an Systeme

GoBD verlangt keine bestimmte Software, aber bestimmte Eigenschaften. Fuer die Praxis heisst das:

Protokollierung: Aenderungen an Belegen muessen nachvollziehbar sein (Versionierung).
Zugriffsrechte: Rollen und Rechte verhindern Manipulation.
Revisionssichere Archivierung: Speicherung so, dass Inhalte nicht unbemerkt veraendert werden koennen.
Exportmoeglichkeit: Daten muessen fuer Pruefungen bereitgestellt werden koennen.
Vollstaendige Ablage: Auch E-Mails und Anhänge geordnet archivieren.

Praxis-Tipp: Wenn Ihr Anbieter "GoBD-konform" sagt, fragen Sie nach der technischen Umsetzung und nach einem schriftlichen Nachweis.

Verfahrensdokumentation: Der oft vergessene Kern

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege entstehen, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Sie ist Pflicht, aber in kleinen Betrieben haeufig nicht vorhanden.

Eine praxistaugliche Verfahrensdokumentation umfasst:

Prozessbeschreibung (z.B. Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe)
Systemlandschaft (Software, Schnittstellen, Cloud-Provider)
Verantwortlichkeiten (Wer darf was?)
Archivierung (Wie und wo werden Belege gespeichert?)
Aenderungsmanagement (Wie werden Updates dokumentiert?)

Wichtig: Sie muss nicht perfekt sein, aber nachvollziehbar. Eine schlanke, aktuelle Dokumentation ist besser als gar keine.

Datenzugriff bei der Betriebspruefung (Z1, Z2, Z3)

Die Finanzverwaltung kann auf digitale Unterlagen zugreifen. In der Praxis gibt es drei Zugriffsarten:

Z1 (Unmittelbarer Zugriff): Der Pruefer arbeitet im System.
Z2 (Mittelbarer Zugriff): Sie exportieren Daten nach Vorgaben des Pruefers.
Z3 (Datentraegerueberlassung): Sie stellen die Daten in einem maschinenlesbaren Format bereit.

Das bedeutet: Ihre Software sollte Exporte in gaengigen Formaten (z.B. CSV, DATEV, GDPdU) unterstuetzen. Ohne Export wird die Pruefung teuer und fehleranfaellig.

GoBD-Checkliste fuer Handwerksbetriebe

Haben wir alle steuerlich relevanten Belege digital oder in Papierform geordnet?
Sind Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und E-Mails lueckenlos archiviert?
Gibt es eine Verfahrensdokumentation (auch wenn kurz)?
Ist die Zeiterfassung revisionssicher oder wird nachtraeglich ueberschrieben?
Gibt es klare Rollen und Zugriffsrechte in der Software?
Kann unser System Daten fuer eine Pruefung exportieren?

Typische Fehler, die bei Pruefungen auffallen

Belege werden nachtraeglich bearbeitet, ohne Aenderungsprotokoll
E-Mails mit Anhängen werden nicht archiviert
Kassenbuch fuehrt Luecken oder Rueckdatierungen
Fehlen einer Verfahrensdokumentation
Keine Nachvollziehbarkeit der Preis- und Mengenberechnungen

Solche Fehler sind vermeidbar, wenn Prozesse sauber definiert und Systeme richtig konfiguriert sind.

Umsetzung in 30 Tagen: Ein realistischer Fahrplan

Woche 1: Bestandsaufnahme (Welche Systeme? Welche Belege?)
Woche 2: Archivierungslogik definieren, Rollen und Rechte setzen
Woche 3: Verfahrensdokumentation erstellen
Woche 4: Exporttests und internes Audit

Diese 30-Tage-Logik reicht fuer kleine Betriebe, um das Risiko bei der Pruefung deutlich zu senken.

E-Mail- und Scan-Archivierung: Der haeufigste GoBD-Fallstrick

Viele steuerlich relevante Informationen liegen in E-Mails oder gescannten Belegen. GoBD fordert, dass diese Inhalte unveraenderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Das bedeutet:

E-Mails mit Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Preisabsprachen muessen ins Archiv.
Scans von Papierbelegen duerfen das Original ersetzen, wenn der Scanprozess dokumentiert ist.
Dateien duerfen nicht einfach nur in einem Ordner liegen, sondern brauchen eine nachvollziehbare Ablage mit Suchfunktion.

Ein praxistauglicher Ansatz: E-Mail-Archivierung zentral (z.B. im DMS) plus Scanprozess, der Datum, Quelle und verantwortliche Person dokumentiert.

GoBD und Kasse: Warum auch Barbelege relevant sind

Handwerksbetriebe mit Barumsatz muessen Kassenbelege sauber dokumentieren. Wichtig ist die lueckenlose Erfassung aller Bargeschaefte und eine nachvollziehbare Kassenfuehrung. Schon kleine Luecken oder nachtraegliche Aenderungen sind bei einer Pruefung auffaellig.

Beispielprozess: So sieht GoBD-konforme Belegfuehrung aus

Rechnungseingang per E-Mail wird automatisch archiviert.
Beleg wird im ERP erfasst und bekommt eine eindeutige Buchungsnummer.
Freigabe erfolgt durch definierte Rolle.
Buchung wird durch die Buchhaltung erstellt.
Aenderungen am Beleg sind nur mit Protokoll moeglich.
Export fuer Pruefungen ist jederzeit verfuegbar.

Dieser einfache Prozess erfuellt die wichtigsten GoBD-Anforderungen, ohne den Alltag zu blockieren.

Kriterien bei der Softwareauswahl

Wenn Sie eine neue Software oder ein DMS auswaehlen, pruefen Sie:

Gibt es eine revisionssichere Archivierung?
Werden Aenderungen protokolliert?
Ist ein Export im Pruefungsformat moeglich?
Lassen sich E-Mails und Anhänge automatisch archivieren?
Gibt es Rollen und Rechte fuer Zugriffe?

Diese Punkte sparen spaeter teure Umstellungen.

Kurz-Glossar (GoBD-Begriffe in Alltagssprache)

Revisionssicher: Aenderungen sind nachvollziehbar dokumentiert.
Protokollierung: Jede Bearbeitung wird gespeichert.
Datenzugriff (Z1/Z2/Z3): Formen, in denen die Pruefung Zugriff bekommt.
Verfahrensdokumentation: Beschreibung Ihrer Prozesse und Systeme.

Pruefungsvorbereitung: Kleine Routinen, grosse Wirkung

Eine Betriebspruefung kommt selten ueber Nacht. Wer sich regelmaessig vorbereitet, spart Stress:

Vierteljaehrliche Stichprobe von 10 Belegen
Kontrolle, ob alle E-Mail-Rechnungen archiviert sind
Exporttest mit einer Beispielperiode

Diese Routinen dauern kaum eine Stunde, reduzieren aber das Risiko von Beanstandungen deutlich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ein Handwerksbetrieb wirklich GoBD beachten?

Ja. Sobald Belege digital entstehen oder verarbeitet werden, gelten die GoBD. Das betrifft selbst kleine Betriebe mit Cloud-Software.

Reicht es, PDFs in einem Ordner zu speichern?

Nein. Ohne Protokollierung und nachvollziehbare Ablage gilt das nicht als revisionssicher.

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

Das ist ein formaler Mangel, der bei Pruefungen zu Beanstandungen fuehren kann. In schweren Faellen sind Zuschlaetzungen moeglich.

Kann eine Cloud-Software GoBD-konform sein?

Ja, sofern sie revisionssichere Archivierung, Protokollierung und Exportmoeglichkeiten bietet.