KassenSichV im Handwerk: TSE, Belegausgabe, Kassenbuch richtig umsetzen

KassenSichV: Was Handwerksbetriebe mit Barumsatz wissen muessen

Schnellüberblick

Elektronische Kassen brauchen TSE, Belegausgabe und Meldung.
Kassendaten muessen exportierbar und aufbewahrungspflichtig sein.
Fehler bei Stornos oder Abschluessen fallen in Pruefungen sofort auf.

Kernaussagen

DSFinV-K Export sollte regelmaessig getestet werden.
Kassensturz und Tagesabschluss verhindern Differenzen.
TSE-Zertifikate muessen aktuell gehalten werden.

Entitäten & Begriffe

KassenSichV
TSE
DSFinV-K
Belegausgabepflicht
Kassenbuch

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Viele Handwerksbetriebe arbeiten mit Barzahlungen – etwa bei Kleinreparaturen, Ersatzteilen oder Notdiensten. Wer eine elektronische Kasse nutzt, faellt unter die KassenSichV. Die Verordnung schreibt vor, dass elektronische Aufzeichnungssysteme gegen Manipulation gesichert werden muessen.

Kern der Regelung ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die alle Kassenvorgaenge manipulationssicher protokolliert.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind alle Betriebe, die eine elektronische Kasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Das gilt auch fuer:

mobile Kassenloesungen
Tablet-Kassen
Kassenmodule innerhalb einer Handwerkersoftware

Keine Pflicht besteht nur dann, wenn keine elektronische Kasse genutzt wird.

Die drei Hauptpflichten der KassenSichV

TSE-Pflicht: Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte TSE.
Belegausgabepflicht: Fuer jeden Kassenvorgang muss ein Beleg erstellt werden.
Meldepflicht: Kassen und TSE muessen dem Finanzamt gemeldet werden.

Kassenbuch und Aufbewahrung

Kassendaten sind aufbewahrungspflichtig. Das bedeutet:

Vollstaendige, unveraenderbare Speicherung
Exportmoeglichkeiten fuer Pruefungen
Aufbewahrung nach gesetzlichen Fristen

In der Praxis heisst das: Kassenbuch und Kassendaten duerfen nicht nur als PDF abgelegt werden, sondern muessen maschinenlesbar vorliegen.

Typische Fehler in der Praxis

Kasse ohne TSE im Einsatz
Belege werden nicht ausgegeben oder nicht gespeichert
Meldung an das Finanzamt fehlt
Kassendaten werden manuell korrigiert

Diese Fehler koennen bei Pruefungen zu Schaetzungen oder Zuschlaetzungen fuehren.

Umsetzungsschritte fuer Handwerksbetriebe

Kasse identifizieren und pruefen, ob TSE-faehig
TSE aktivieren oder nachruesten
Belegausgabe sicherstellen
Meldung an das Finanzamt vornehmen
Archivierung und Export testen

TSE-Arten: Hardware oder Cloud

TSE kann in unterschiedlichen Formen umgesetzt werden:

Hardware-TSE: USB oder SD-Karte in der Kasse
Cloud-TSE: TSE als Service, oft fuer mobile Kassen geeignet

Wichtig ist, dass die TSE zertifiziert ist und die Kassensoftware kompatibel bleibt.

DSFinV-K und Export

Die Finanzverwaltung erwartet standardisierte Exporte (DSFinV-K). Ein Export sollte getestet werden, bevor die Pruefung ansteht.

Kassensturzfaehigkeit

Ein Kassenbuch muss jederzeit den tatsaechlichen Bestand abbilden. Kassensturzfaehigkeit bedeutet, dass der Kassenbestand nachvollziehbar pruefbar ist.

Ausnahmen bei der Belegausgabe

Es gibt eng gefasste Ausnahmen von der Belegausgabepflicht, z.B. wenn dies unzumutbar ist. In der Praxis ist eine Befreiung jedoch selten.

Meldung an das Finanzamt: So behalten Sie den Ueberblick

Kassen und TSE muessen dem Finanzamt gemeldet werden. Wichtig ist, dass die Meldung folgende Informationen enthaelt:

Art der Kasse
Seriennummer der TSE
Datum der Inbetriebnahme

Ein gepflegtes Kassenregister spart Zeit, wenn Meldungen oder Aenderungen notwendig werden.

Mobile Kassen im Serviceeinsatz

Gerade im Handwerk wird zunehmend mobil kassiert. Auch hier gelten die gleichen Regeln: Jede Zahlung muss sauber erfasst, protokolliert und per TSE gesichert werden.

Kassensturz und Tagesabschluss

Ein sauberer Tagesabschluss mit Kassensturz verhindert Luecken und Fehler. Das Kassenbuch sollte den Bestand jederzeit nachvollziehbar darstellen.

Verfahrensdokumentation fuer die Kasse

Auch Kassensysteme brauchen eine kurze Verfahrensdokumentation. Sie sollte enthalten:

Beschreibung der Kassenprozesse
Verantwortlichkeiten
Umgang mit Stornos und Korrekturen
Export- und Archivierungslogik

Eine schlanke Dokumentation reicht aus, wenn sie aktuell ist.

Pruefungssicherheit: Was Pruefer haeufig anfordern

Kassendaten-Export (DSFinV-K)
Nachweis der TSE-Zertifizierung
Kassenberichte und Tagesabschluesse

Wer diese Unterlagen vorbereitet hat, spart bei der Pruefung viel Zeit.

Laufzeiten und Wartung der TSE

TSE ist kein Einmalthema. Zertifikate koennen auslaufen, Firmware muss aktualisiert werden. Ein Wartungsplan hilft, den Betrieb sicherzustellen.

Kassenfuehrung bei Notdiensten

Bei Notdiensten werden Zahlungen oft ausserhalb der regulaeren Zeiten abgewickelt. Auch hier gilt: Jeder Vorgang muss erfasst, dokumentiert und mit Beleg versehen werden.

Typische Kassenszenarien im Handwerk

Verkauf von Kleinteilen im Lager
Barzahlung bei Reparaturen
Notdiensteinsätze ausserhalb der Oeffnungszeiten

Alle diese Szenarien muessen gleichbehandelt werden: Erfassung, Beleg und TSE.

Checkliste fuer Kassenpruefungen

TSE-Zertifikat verfuegbar
Export-Tool getestet
Tagesabschluesse archiviert
Kassenbuch lueckenlos

Wer diese Punkte vorbereitet, spart bei der Pruefung viel Zeit.

Praxisbeispiel: Umruestung einer bestehenden Kasse

Ein Betrieb mit Kassenterminal rueestet auf eine zertifizierte TSE nach. Die Kasse wird aktualisiert, eine Cloud-TSE angebunden und ein Testexport der DSFinV-K durchgeführt. Nach dem Update meldet der Betrieb die Kasse beim Finanzamt. Ergebnis: rechtskonforme Kassierung ohne Systemwechsel.

Gemischte Zahlungen (Bar + Karte)

Wenn Zahlungen gemischt eingehen, muessen beide Zahlungswege korrekt erfasst und dokumentiert werden. Die Kasse muss die Aufteilung nachvollziehbar abbilden.

Kurzfazit

TSE, Belegausgabe und saubere Kassenfuehrung sind Pflicht. Wer Prozesse klar definiert, vermeidet Pruefungsrisiken und spart Nacharbeit.

Praxis-Tipp fuer kleine Betriebe

Wer nur gelegentlich Barzahlungen hat, sollte trotzdem eine klare Routine definieren: Kasse einschalten, Zahlung erfassen, Beleg erzeugen, Tagesabschluss sichern. Diese Routine verhindert die haeufigsten Fehler bei Pruefungen.

Kassensturz als Routine

Ein regelmaessiger Kassensturz schafft Sicherheit. Ein fester Rhythmus (z.B. taeglich oder woechentlich) verhindert Luecken und sorgt dafuer, dass Differenzen frueh erkannt werden.

Kurznotiz

Ein sauber dokumentierter Kassenprozess spart nicht nur Zeit bei Pruefungen, sondern verhindert auch interne Fehler und Differenzen.

Letzter Hinweis

Eine kurze monatliche Kontrolle der Kassenberichte verhindert, dass sich Fehler ueber Monate summieren.

Zusatzhinweis

Ein klarer Ablauf fuer Stornos und Korrekturen verhindert Unstimmigkeiten im Kassenbuch.

Praxis-Tipp zur Dokumentation

Bewahren Sie Kassenzettel, Tagesabschluesse und Exportdateien gemeinsam je Monat auf. So sind Unterlagen bei einer Pruefung schnell greifbar.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gilt die KassenSichV auch fuer mobile Kassenloesungen?

Ja, mobile oder App-basierte Kassen fallen ebenfalls unter die Pflicht.

Muss jeder Kunde einen Beleg bekommen?

Ja, grundsaetzlich muss ein Beleg erzeugt und angeboten werden.

Was passiert ohne TSE?

Bei einer Pruefung kann das zu Schaetzungen und Sanktionen fuehren.

Kann ich eine Kasse in der Handwerkersoftware nutzen?

Ja, wenn das Modul TSE-konform ist und die Pflichten erfuellt werden.

Gilt die TSE-Pflicht auch fuer einfache Registrierkassen?

Ja, sofern sie elektronisch aufzeichnen. Ausnahmen gelten nur fuer sehr einfache Systeme ohne elektronische Aufzeichnung.

Kann ich mehrere Kassen mit einer TSE betreiben?

Das haengt vom System ab. Viele Anbieter bieten TSE-Loesungen fuer mehrere Kassen an.

Wie lange muessen Kassendaten archiviert werden?

In der Regel gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie fuer Buchungsbelege.

Was ist bei Stornos zu beachten?

Stornos muessen protokolliert und nachvollziehbar sein. Ein einfaches Loeschen ist nicht erlaubt.

Muss ich die Belege ausdrucken?

Der Beleg kann auch digital bereitgestellt werden, aber er muss erzeugt und angeboten werden.

Was passiert bei TSE-Ausfall?

Der Ausfall muss dokumentiert werden. Sobald die TSE wieder funktioniert, muss der normale Betrieb fortgesetzt werden.

Brauche ich eine Kasse, wenn ich nur selten Bargeld annehme?

Wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen, gilt die KassenSichV auch bei seltenen Barzahlungen. Ohne elektronische Kasse entfaellt die Pflicht.

Gilt die Belegpflicht auch bei Trinkgeld?

Trinkgelder, die ueber die Kasse laufen, muessen ebenfalls belegt werden.

Wie pruefe ich, ob meine Kasse DSFinV-K exportieren kann?

Die meisten Anbieter haben einen Export-Button oder ein Tool. Ein Testexport vor der Pruefung ist Pflicht.

Was ist bei Kassenwechsel zu beachten?

Altdaten muessen exportiert und aufbewahrt werden. Die Meldung an das Finanzamt muss aktualisiert werden.

Darf ich eine offene Ladenkasse verwenden?

Offene Ladenkassen sind nur unter strengen Bedingungen zulaessig. Elektronische Kassen unterliegen der KassenSichV.

Was ist ein Kassenbericht?

Ein Kassenbericht dokumentiert Einnahmen und Ausgaben eines Tages und sollte zum Tagesabschluss erstellt werden.

Sind Trinkgelder ohne Beleg zulaessig?

Trinkgelder sollten sauber dokumentiert werden, wenn sie ueber die Kasse laufen.

Wie lange ist eine TSE zertifiziert?

Die Zertifizierung hat eine begrenzte Laufzeit. Der Anbieter informiert in der Regel ueber Ablauf und Updates.

Muss ich Kassenstuerze dokumentieren?

Ja, Kassenstuerze sind ein wichtiger Nachweis. Sie zeigen, dass der Kassenbestand mit den Aufzeichnungen uebereinstimmt.

Kann ich Belege digital per E-Mail versenden?

Ja, digitale Belege sind erlaubt, sofern sie erstellt und archiviert werden. Der Kunde muss den Beleg erhalten oder angeboten bekommen.