Checkliste: Einführung von Handwerkersoftware im Betrieb

Die Einführung einer neuen Handwerkersoftware ist ein Projekt, das sorgfältige Planung erfordert. Viele Betriebe unterschätzen den Aufwand und scheitern an mangelhafter Vorbereitung, fehlender Schulung oder unzureichender Datenmigration. Diese Checkliste führt Sie in 10 Schritten zum erfolgreichen Go-Live.

Phase 1: Vorbereitung (4–6 Wochen vor Go-Live)

Schritt 1: Projektziele definieren

Klären Sie, warum Sie eine neue Software einführen:

✓ Zeitersparnis in der Verwaltung
✓ Bessere Übersicht über Aufträge und Finanzen
✓ Mobile Zeiterfassung für Monteure
✓ Integration mit Großhändlern (DATANORM, IDS Connect)
✓ Professionellere Angebote und Rechnungen
✓ Wartungsverträge systematisch verwalten

Tipp: Formulieren Sie messbare Ziele (z.B. „30% weniger Zeit für Angebotserstellung").

Schritt 2: Projektteam & Verantwortlichkeiten

Rolle	Verantwortung	Person
Projektleiter	Gesamtverantwortung, Entscheidungen	Geschäftsführer / Büroleiterin
Key User	Fachliche Anforderungen, Tests	Erfahrener Meister
IT-Verantwortlicher	Technische Umsetzung	Externer Dienstleister / Mitarbeiter
Anwender	Feedback, Akzeptanz	Alle Mitarbeiter

Wichtig: Beziehen Sie Mitarbeiter früh ein, um Akzeptanz zu schaffen.

Schritt 3: Bestandsaufnahme & Datenmigration planen

Welche Daten müssen übernommen werden?

Datenart	Quelle	Menge	Qualität	Bemerkung
Kundenstammdaten	Excel / Altsystem	~800	○ Duplikate bereinigen	Adressabgleich nötig
Lieferanten	Papier / Excel	~50	✓ Gut	Manuell übertragbar
Artikelstammdaten	DATANORM	50.000+	✓ Aktuell	Import via Software
Offene Aufträge	Altsystem	23	○ Teilweise unvollständig	Nur wichtige migrieren
Wartungsverträge	Excel	120	○ Vertragslaufzeiten prüfen	Vollständig übernehmen

Tipp: Nutzen Sie die Umstellung zur Datenbereinigung. Alte, inaktive Kunden löschen, Duplikate zusammenführen.

Schritt 4: Software konfigurieren

Richten Sie die Grundeinstellungen ein:

✓ Firmendaten (Logo, Adresse, Bankverbindung)
✓ Briefpapier-Vorlagen (Angebot, Rechnung, Lieferschein)
✓ Stundenverrechnungssätze
✓ Zuschlagssätze (Material, Lohn)
✓ Zahlungsbedingungen (14 Tage netto, Skonto 2%)
✓ Nummernkreise (Angebots-Nr., Rechnungs-Nr.)
✓ Benutzer und Zugriffsrechte anlegen

Zeitaufwand: 2–4 Stunden mit Unterstützung des Software-Anbieters.

Phase 2: Testbetrieb (2–3 Wochen)

Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter

Planen Sie gezielte Schulungen für verschiedene Nutzergruppen:

Nutzergruppe	Schulungsthemen	Dauer
Büro	Auftragsanlage, Kalkulation, Rechnungsstellung	4 Stunden
Monteure	Mobile App, Zeiterfassung, Serviceberichte	2 Stunden
Geschäftsführung	Auswertungen, Controlling, Finanzen	2 Stunden

Tipp: Schulungen sollten praxisnah sein – nutzen Sie echte Beispiele aus Ihrem Betrieb.

Schritt 6: Pilotprojekt durchführen

Starten Sie mit einem kleinen Testprojekt:

Einen echten Auftrag von A–Z in der neuen Software bearbeiten
Angebot erstellen, Auftrag bestätigen, Material bestellen, abrechnen
Alle Beteiligten (Büro, Monteur, Chef) einbinden
Fehler dokumentieren und beheben

Ziel: Prozesse testen, bevor es ernst wird.

Schritt 7: Parallelbetrieb einplanen

In den ersten 2–4 Wochen beide Systeme parallel nutzen:

Neue Aufträge in der neuen Software erfassen
Alte Aufträge im Altsystem abschließen
Keine Datenübertragung zwischen Systemen (zu fehleranfällig)

Vorteil: Sicherheitsnetz, falls etwas schiefgeht.

Phase 3: Go-Live (Woche 0)

Schritt 8: Offizieller Starttermin festlegen

Wählen Sie einen ruhigen Zeitpunkt:

✗ Nicht in der Hochsaison (Heizungsausfall-Wetter)
✓ Idealerweise Anfang eines Monats
✓ An einem Montag starten (ganze Woche Zeit für Anpassungen)

Best Practice: Ankündigung im Team 2 Wochen vorher, damit sich alle vorbereiten können.

Schritt 9: Support sicherstellen

Am Go-Live-Tag sollte verfügbar sein:

✓ Hotline des Software-Anbieters (telefonisch)
✓ Interner Key User als Ansprechpartner
✓ Dokumentation / Handbuch griffbereit
✓ Backup der Altdaten (falls Rückumstellung nötig)

Tipp: Planen Sie am ersten Tag keine Kundentermine für den Projektleiter ein.

Schritt 10: Nachbereitung & Optimierung

Nach dem Go-Live:

Woche 1: Tägliche Feedback-Runde mit dem Team (15 Minuten)
Woche 2–4: Wöchentliches Review-Meeting
Monat 2–3: Prozesse optimieren, Vorlagen anpassen, Schulungen nachjustieren
Nach 3 Monaten: Erfolgsmessung (Ziele erreicht?)

Typische Stolpersteine & Lösungen

Problem	Ursache	Lösung
Mitarbeiter nutzen Software nicht	Zu kompliziert, zu wenig Schulung	Mehr Schulung, einfachere Prozesse, Anreize schaffen
Datenmigration fehlerhaft	Schlechte Datenqualität	Vor Migration bereinigen, Testlauf durchführen
Prozesse dauern länger als vorher	Software-Logik passt nicht	Workflows anpassen, Support kontaktieren
Mobile App wird nicht genutzt	Monteure sehen keinen Mehrwert	Vorteile demonstrieren (z.B. weniger Papierkram)

Zeitplan: Typischer Projektverlauf

Phase	Dauer	Aktivitäten
Auswahl & Vertrag	2–4 Wochen	Anbieter vergleichen, Testversionen, Vertragsverhandlung
Konfiguration	1 Woche	Grundeinstellungen, Vorlagen erstellen
Datenmigration	2–3 Wochen	Datenbereinigung, Import, Kontrolle
Schulung	1 Woche	Schulungen für alle Nutzergruppen
Testbetrieb	2 Wochen	Pilotprojekt, Parallelbetrieb
Go-Live	1 Tag	Offizieller Start
Stabilisierung	4 Wochen	Nachbesserungen, Optimierung

Gesamt: Ca. 8–12 Wochen von Vertragsunterzeichnung bis stabiler Betrieb.

Erfolgsfaktoren

Management-Unterstützung: Geschäftsführung muss hinter dem Projekt stehen
Mitarbeiter einbinden: Früh informieren, Ängste ernst nehmen
Realistische Planung: Genug Zeit einplanen, Puffer einbauen
Gute Schulung: Investition in Schulung zahlt sich aus
Datenqualität: Garbage in, garbage out – Altdaten bereinigen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange dauert die Einführung von Handwerker-Software?
Von Vertragsabschluss bis produktivem Einsatz rechnen Sie mit 8–12 Wochen. Kleinere Betriebe können schneller sein (4–6 Wochen), größere brauchen länger (bis 6 Monate).

Was kostet die Einführung zusätzlich zur Software?
Rechnen Sie mit 1.000–3.000 € für Schulung, Datenmigration und eventuell externe Beratung. Manche Anbieter inkludieren Basis-Schulung.

Können wir die Software selbst einführen oder brauchen wir Hilfe?
Kleinere Betriebe (bis 5 Mitarbeiter) können mit Anbieter-Support selbst einführen. Ab 10 Mitarbeitern empfiehlt sich ein externer Berater.

Was machen wir mit Altdaten?
Wichtige Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Wartungsverträge) migrieren. Alte Aufträge nur bei Bedarf archivieren, nicht alle übertragen.

Wie lange sollte der Parallelbetrieb dauern?
2–4 Wochen sind optimal. Länger verzögert die Umstellung, kürzer ist zu riskant.