Aufbewahrungsfristen im Handwerk: Was wie lange archiviert werden muss

Aufbewahrungsfristen: Der stille Compliance-Block im Handwerk

Schnellüberblick

6- oder 10-Jahres-Fristen bestimmen, welche Unterlagen wie lange bleiben.
Fristen starten am Jahresende des Belegjahres.
Digitale Archivierung ist erlaubt, aber muss unveraenderbar sein.

Kernaussagen

E-Mails und Lieferscheine sind oft steuerlich relevant.
E-Rechnungen muessen als XML und PDF archiviert werden.
Loeschkonzepte verhindern Risiken nach Ablauf der Fristen.

Entitäten & Begriffe

AO §147
HGB §257
Aufbewahrungsfristen
Archivierung
ersetzendes Scannen

Weiterführende Artikel

Viele Handwerksbetriebe fokussieren auf Angebot, Auftrag und Rechnung – die Aufbewahrungspflichten wirken dagegen wie Verwaltung. In der Praxis sind sie jedoch zentral: Wer Belege zu frueh loescht oder nicht auffindbar archiviert, riskiert bei einer Betriebspruefung Rueckfragen, Schaetzungen oder steuerliche Nachteile.

Die Grundlage liefern Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Beide unterscheiden zwischen 6- und 10-jaehrigen Fristen und definieren, welche Unterlagen betroffen sind.

6 Jahre oder 10 Jahre? Die wichtigsten Fristen im Ueberblick

10 Jahre aufzubewahren:

Buchungsbelege
Rechnungen (Ausgang und Eingang)
Kassenbuecher
Jahresabschluesse
Inventare

6 Jahre aufzubewahren:

Geschaeftsbriefe (Angebote, Auftragsbestaetigungen)
E-Mails mit steuerlicher Relevanz
Protokolle, die Geschaefte dokumentieren

Merksatz: Alles, was direkt buchungsrelevant ist, faellt in der Regel unter 10 Jahre.

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist startet am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Beispiel:

Rechnung vom 10.04.2026
Fristbeginn: 31.12.2026
Aufbewahrungsende (10 Jahre): 31.12.2036

Wichtig: Vor Ablauf der Frist darf nicht geloescht werden – auch nicht, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Digitale Archivierung: Anforderungen in der Praxis

Digital archivieren ist erlaubt und oft effizienter. Voraussetzung ist, dass Dokumente:

vollstaendig und lesbar bleiben
unveraenderbar archiviert werden
schnell auffindbar sind

Ein typischer Fehler: Belege in einem Dateisystem ohne Protokollierung zu speichern. Besser ist eine Archivloesung oder ein DMS mit Versionsverwaltung.

Welche Unterlagen werden oft vergessen?

Wartungsvertraege und Serviceprotokolle
E-Mails mit Preisabsprachen oder Auftragsaenderungen
Digitale Lieferscheine und Abnahmeprotokolle
Dokumentierte Nachbesserungen

Diese Unterlagen sind in der Praxis relevant, weil sie bei Gewaehrleistungs- oder Steuerfragen benoetigt werden.

Aufbewahrung vs. Datenschutz

Aufbewahrungsfristen sind eine gesetzliche Pflicht – sie stehen daher nicht im Widerspruch zur DSGVO. Das bedeutet: Daten duerfen auch nach einem Kundenauftrag weiter gespeichert werden, solange eine Aufbewahrungspflicht besteht.

Wichtig ist aber, dass Daten nach Ablauf der Frist geloescht oder anonymisiert werden.

Praxisbeispiel: Fehler bei der Archivierung

Ein Betrieb archiviert Rechnungen als PDF im E-Mail-Postfach. Bei einer Pruefung sind die Belege nicht systematisch auffindbar. Ergebnis: Der Betrieb muss die Unterlagen nachreichen und verliert Zeit.

Lektion: Archivierung muss strukturiert und durchsucht werden koennen – nicht nur gespeichert.

Checkliste: Aufbewahrung im Handwerk

Sind alle Buchungsbelege 10 Jahre archiviert?
Werden Angebote und Geschaeftsbriefe mindestens 6 Jahre aufbewahrt?
Werden E-Mails mit steuerlicher Relevanz archiviert?
Gibt es eine klare Ablagestruktur und Suchfunktion?
Werden Loeschfristen konsequent eingehalten?

Tabelle: Unterlagen und Fristen im Handwerk

Unterlagenart	Frist	Beispiele
Buchungsbelege	10 Jahre	Rechnungen, Kassenbelege
Geschaeftsbriefe	6 Jahre	Angebote, Auftragsbestaetigungen
Verträge mit Buchungsbezug	10 Jahre	Wartungsvertraege, Servicevertraege
Interne Notizen	variabel	nur wenn steuerlich relevant

Diese Tabelle hilft, typische Unterlagen sauber einzuordnen.

Ersetzendes Scannen: Papier richtig digitalisieren

Papierbelege duerfen digitalisiert werden, wenn der Prozess nachvollziehbar dokumentiert ist. Dazu gehoeren:

definierter Scanprozess
Qualitaetskontrolle
Schutz vor nachtraeglicher Aenderung

Ein einfacher Scan ohne Dokumentation kann bei Pruefungen problematisch sein.

Sperrfristen bei Rechtsstreit

Laeuft ein Rechtsstreit oder eine Gewaehrleistungsfrage, duerfen Unterlagen auch nach Ablauf der normalen Frist nicht geloescht werden. In solchen Faellen gilt eine Sperrfrist bis zur Klaerung.

Archivstruktur: So bleibt alles auffindbar

Jahresordner mit Unterordnern fuer Belegtypen
Einheitliche Dateinamen (Datum_Kunde_Belegnummer)
Suchfunktion fuer schnelle Pruefungen

Klare Strukturen sparen im Ernstfall Stunden.

Digitale Formate: Was als Archiv gilt

Die Digitalisierung ist erlaubt, solange Dokumente lesbar und unveraenderbar bleiben. Geeignete Formate sind z.B.:

PDF/A fuer Rechnungen und Belege
strukturierte Datenformate fuer E-Rechnungen
TIFF oder PNG fuer gescannte Unterlagen

Ein einfaches Bild ohne Kontext oder Indexierung ist in der Praxis oft schwer auffindbar.

E-Rechnungen: Aufbewahrung der strukturierten Daten

Bei E-Rechnungen ist nicht nur das PDF wichtig, sondern auch die XML-Struktur. Beide Bestandteile muessen archiviert werden, sonst fehlt die maschinenlesbare Grundlage.

Praxisbeispiel: Archivierung bei Servicevertraegen

Ein Wartungsvertrag erzeugt Angebote, Rechnungen, Protokolle und ggf. Nachbesserungen. Diese Unterlagen sollten gebuendelt archiviert werden, damit sie bei Rueckfragen schnell greifbar sind.

Beispiel-Liste typischer Handwerksunterlagen

10 Jahre:

Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Kassenbelege
Buchungsjournale
Inventurlisten

6 Jahre:

Angebote
Auftragsbestaetigungen
Schriftwechsel mit Kunden
Protokolle ohne Buchungsbezug

Diese Liste ist ein guter Ausgangspunkt fuer eine betriebliche Richtlinie.

E-Mail-Archivierung als Pflicht

Viele relevante Informationen laufen heute ueber E-Mail. E-Mails mit Auftragsaenderungen, Preisabsprachen oder Reklamationen muessen archiviert werden – nicht nur der Anhang, sondern auch der Inhalt.

Aufbewahrung und Betriebspruefung

Bei Pruefungen muessen Unterlagen kurzfristig bereitgestellt werden koennen. Wer eine klare Struktur hat, spart Zeit und reduziert Rueckfragen.

Aufbewahrung von Zeiterfassung und Baustellendokumentation

Digitale Zeiterfassungen und Baustellenberichte sind oft steuerlich relevant, weil sie die Grundlage fuer Abrechnung und Nachkalkulation bilden. Auch diese Daten muessen daher im Rahmen der Aufbewahrungspflichten archiviert werden.

Loeschkonzept praktisch umsetzen

Ein Loeschkonzept muss nicht komplex sein. Ein praktikables Vorgehen:

Jaehrliche Liste der ablaufenden Jahrgaenge erstellen
Loeschung dokumentieren
Stichproben pruefen

So bleibt die Archivierung sauber und nachvollziehbar.

Archivierung in der Cloud

Cloud-Systeme koennen die Archivierung erleichtern, wenn sie eine nachvollziehbare Ablage und Exportfunktion bieten. Wichtig ist, dass der Anbieter klare Angaben zur Aufbewahrungslogik macht.

Besondere Unterlagen im Handwerk

Neben Standardbelegen gibt es Unterlagen, die in der Praxis oft vergessen werden:

Aufmass- und Regieberichte
Protokolle von Sicherheits- und Dichtigkeitspruefungen
Dokumentationen zu Gewaehrleistungsfaellen

Wenn diese Unterlagen abrechnungsrelevant sind, muessen sie ebenfalls archiviert werden.

Aufbewahrung im Zusammenspiel mit Versicherungen

Bei Schaeden oder Streitfaellen verlangen Versicherungen haeufig Nachweise. Eine saubere Archivierung ist daher nicht nur steuerlich, sondern auch versicherungstechnisch relevant.

Mini-Checkliste fuer die Ablagestruktur

Jahresordner nach Kalenderjahr
Unterordner: Angebote, Auftraege, Rechnungen, Kasse, Verträge
Einheitliche Dateinamen mit Datum und Belegnummer
Verantwortliche Person fuer Archivpflege

Mit dieser Struktur laesst sich ein Archiv auch ohne grosse Software sinnvoll organisieren.

Kurzvorlage fuer die Ablage

Eine einfache Vorlage hilft im Alltag: „Jahr > Belegtyp > Projekt/Kunde“. Schon diese Struktur macht Pruefungen schneller und reduziert Suchzeiten.

Kurzfazit

Wer seine Unterlagen strukturiert ablegt und die Fristen kennt, ist bei Pruefungen entspannter und spart im Alltag Suchzeit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich E-Mails wirklich archivieren?

Ja, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten (z.B. Preisabsprachen, Aenderungen, Nachweise).

Duerfen Papierbelege gescannt und dann vernichtet werden?

Grundsaetzlich ja, wenn der Scan ordnungsgemaess und revisionssicher archiviert wird.

Wie lange muessen Wartungsvertraege aufbewahrt werden?

Wenn sie buchungsrelevant sind, gelten die 10 Jahre. Ist es ein Geschaeftsbrief ohne Buchung, koennen 6 Jahre gelten.

Was passiert bei frueher Loeschung?

Bei einer Pruefung koennen Schaetzungen und steuerliche Nachteile entstehen.

Duerfen digitale Dokumente nachtraeglich geaendert werden?

Nein. Aenderungen muessen nachvollziehbar protokolliert werden, damit die Unveraenderbarkeit gewahrt bleibt.

Muessen Lieferscheine auch aufbewahrt werden?

Ja, wenn sie buchungs- oder abrechnungsrelevant sind. Sie gehoeren in vielen Faellen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Wie gehe ich mit WhatsApp-Nachrichten um?

Wenn sie steuerlich relevante Inhalte haben, sollten sie archiviert oder in ein offizielles System ueberfuehrt werden.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Fehlende Unterlagen koennen bei Pruefungen zu Schaetzungen fuehren. Das kann finanzielle Nachteile bedeuten.

Gibt es kuerzere Fristen fuer interne Notizen?

Ja, sofern sie keinen steuerlichen Bezug haben. Sobald ein steuerlicher Bezug entsteht, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Muss ich Angebote archivieren, wenn kein Auftrag daraus wurde?

Ja, Angebote gelten als Geschaeftsbriefe und muessen in der Regel 6 Jahre aufbewahrt werden.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch fuer digitale Notizen?

Wenn sie steuerlich relevant sind, ja. Reine interne Notizen ohne Bezug sind nicht aufbewahrungspflichtig.

Wie gehe ich mit Cloud-Backups um?

Cloud-Backups muessen genauso aufbewahrt werden wie lokale Daten. Wichtig ist, dass die Daten lesbar bleiben.

Muessen digitale Lieferscheine aufbewahrt werden?

Ja, wenn sie abrechnungs- oder buchungsrelevant sind. Gerade bei Serviceeinsaetzen dienen sie oft als Nachweis.

Duerfen Papierbelege nach dem Scannen weg?

Nur wenn der Scanprozess ordnungsgemaess dokumentiert ist und die digitale Ablage revisionssicher erfolgt.