Datenmigration im Handwerk: Altdaten sauber uebernehmen, Fehler vermeiden

Datenmigration: Der unsichtbare Risikofaktor bei Softwarewechseln

Schnellüberblick

Migration scheitert meist an Datenqualitaet, nicht an Technik.
Nur relevante Altdaten migrieren, den Rest sauber archivieren.
Mapping, Testmigration und Abnahme sind Pflichtschritte.

Kernaussagen

Datenbereinigung vor dem Import spart Wochen an Korrekturen.
Cutover braucht festen Stichtag und klare Verantwortlichkeiten.
Integrationen (DATEV, IDS, Datanorm) nach dem Import testen.

Entitäten & Begriffe

Datenmigration
Mapping
Testmigration
Cutover
Datenbereinigung

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Ein Softwarewechsel im Handwerk steht und faellt mit der Datenmigration. Neue Oberflaechen, bessere Funktionen und mobile Apps bringen wenig, wenn Kundendaten fehlen, Artikelstammdaten fehlerhaft sind oder alte Auftraege nicht auffindbar bleiben. Eine gute Migration ist kein IT-Thema, sondern ein betrieblicher Erfolgsfaktor.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Altdaten sauber uebernehmen, welche Daten wirklich entscheidend sind und wie Sie Migration und GoBD-Anforderungen zusammenbringen.

Warum Migrationen im Handwerk scheitern

Die haeufigsten Ursachen sind in der Praxis nahezu identisch:

Unklare Datenlage: Niemand weiss, welche Daten aktuell und korrekt sind.
Kein Mapping: Felder werden falsch zugeordnet (z.B. „Kundengruppe“ zu „Rabatt“).
Keine Tests: Daten werden importiert, ohne Plausibilitaetscheck.
Keine Verantwortlichkeit: „Die IT macht das schon“ – bis zum Go-Live.

Diese Fehler kosten Zeit, blockieren den Start und fuehren spaeter zu falschen Abrechnungen.

Welche Daten sind wirklich migrierenswert?

Nicht alles muss mit. Die wichtigste Regel lautet: Nur Daten, die Sie in Zukunft brauchen, sollten migriert werden.

Pflichtdaten (fast immer notwendig)

Kundenstammdaten
Lieferanten
Artikel- und Materialstammdaten
Offene Auftraege
Wartungsvertraege
Offene Posten

Optional (abhängig vom Betrieb)

Historische Angebote
Abgeschlossene Projekte
Detail-Dokumentationen
Alte Zeiterfassungen

Praxis-Tipp: Migration ist die beste Gelegenheit zur Datenbereinigung. Duplikate, alte Kunden oder inaktive Artikel sollten vorab entfernt werden.

Datenqualitaet: Die unterschätzte Stellschraube

Selbst die beste Software liefert schlechte Ergebnisse, wenn die Datenbasis unsauber ist. Typische Probleme:

Mehrfach angelegte Kunden mit abweichender Schreibweise
Unterschiedliche Artikelnummern fuer das gleiche Produkt
Fehlende Zuordnung von Projekten und Rechnungen

Ein einfacher Datencheck vor der Migration spart spaeter Wochen an Fehlerkorrektur.

Der 6-Schritte-Plan fuer eine saubere Migration

Dateninventur: Welche Systeme und Datenquellen existieren?
Bereinigung: Duplikate, Altlasten und Fehler entfernen.
Mapping: Datenfelder zwischen Alt- und Neusystem definieren.
Testmigration: Probelauf mit Stichproben und Plausibilitaetschecks.
Abnahme: Fachabteilungen geben Daten frei.
Cutover: Finaler Import mit dokumentierter Uebernahme.

GoBD und Migration: Worauf Betriebe achten muessen

Auch bei einem Systemwechsel muessen Daten vollstaendig und nachvollziehbar bleiben. Die Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung gelten weiter. Das heisst:

Historische Daten muessen weiterhin abrufbar sein.
Aenderungen muessen dokumentiert werden.
Die Nachvollziehbarkeit darf durch den Wechsel nicht verloren gehen.

Wenn Altsysteme abgeschaltet werden, muss sichergestellt sein, dass die Daten weiterhin lesbar und exportierbar bleiben. Ein einfacher PDF-Export reicht in der Regel nicht.

Tests und Plausibilitaet: Ohne sie wird es teuer

Gute Migrationen testen mehr als nur „laeuft“. Wichtige Tests sind:

Summenpruefung: Stimmen Gesamtwerte von Auftraegen, Rechnungen, offenen Posten?
Stichproben: Zufallspruefung einzelner Kunden, Auftraege, Artikel
Prozess-Test: Angebots- und Rechnungsprozess mit migrierten Daten durchspielen

Ohne diese Tests merken Sie Fehler erst im operativen Alltag.

Parallelbetrieb als Sicherheitsnetz

In vielen Handwerksbetrieben hat sich ein Parallelbetrieb bewaehrt:

Neue Auftraege nur im neuen System
Alte Auftraege im Altsystem abschliessen
Keine parallele Buchung derselben Geschaefte

So minimieren Sie Risiken und schaffen einen sauberen Schnitt.

Checkliste: Migration im Handwerk

Gibt es eine Liste aller Datenquellen?
Sind Datenfelder eindeutig gemappt?
Wurde eine Testmigration mit Plausibilitaetschecks durchgefuehrt?
Gibt es eine Abnahme durch Fachabteilungen?
Sind Alt-Daten fuer Pruefungen weiterhin abrufbar?
Ist der Cutover-Termin intern abgestimmt?

Beispiel: Daten-Mapping in der Praxis

Ein typisches Mapping (Alt -> Neu) sieht so aus:

Alt-System Feld	Neu-System Feld	Hinweis
Kunde_Name	customer_name	Schreibweise vereinheitlichen
Kunde_Strasse	address_line1	Postleitzahl getrennt speichern
Artikel_Nr	item_number	Dubletten pruefen
Preis_Netto	price_net	Einheitliche Waehrung

Dieses Mapping muss schriftlich dokumentiert werden – sonst entstehen Fehler beim Import.

Rollen und Ressourcen planen

Eine Migration benoetigt klare Verantwortlichkeiten:

Projektleitung: Koordination und Entscheidungen
Fachliche Owners: Bueroleitung, Meister oder Kalkulation
IT/Partner: Technische Umsetzung

Ohne klare Rollen bleibt die Migration ein IT-Projekt, das im Betrieb nicht akzeptiert wird.

Downtime minimieren: So bleibt der Betrieb lauffaehig

Viele Betriebe arbeiten mit einem kurzen Zeitfenster fuer den Cutover:

Wochenende fuer finalen Import
Montag als „Soft-Start“ mit Support
Parallelbetrieb fuer alte Auftraege

So bleibt der Alltag stabil, waehrend die neue Software startet.

Integrationen nicht vergessen

Schnittstellen (z.B. DATEV, IDS Connect, Datanorm) muessen nach der Migration getestet werden. Ohne Integration drohen Medienbrueche und manuelle Nacharbeit.

Preise, Zuschlaege, Kalkulation: Die sensibelsten Daten

Besonders kritisch sind Preis- und Kalkulationsdaten. Schon kleine Fehler fuehren zu falschen Angeboten oder Margenverlusten. Deshalb gilt:

Preislisten vor dem Import prüfen
Zuschlaege und Rabatte sauber mappen
Stichprobe von Kalkulationen nach der Migration pruefen

Zeitplan realistisch planen

Ein typischer Migrationstakt fuer kleinere Betriebe:

Woche 1-2: Inventur und Bereinigung
Woche 3: Mapping und Testmigration
Woche 4: Abnahme
Woche 5: Go-Live und Support

Zu knapp geplante Migrationen fuehren zu Fehlern im Alltagsbetrieb.

Dokumentation nicht vergessen

Jeder Import sollte dokumentiert werden: Datum, Verantwortliche, Datenstand. Das hilft bei spaeteren Rueckfragen und ist besonders wichtig, wenn Pruefungen anstehen.

Qualitaetskennzahlen fuer Migrationen

Damit Migrationen messbar werden, helfen einfache Kennzahlen:

Anteil fehlerfreier Datensaetze nach Import
Anzahl korrigierter Datensaetze pro 1000 Eintraege
Zeit bis zur Behebung kritischer Fehler

Diese Kennzahlen zeigen schnell, ob die Migration stabil laeuft oder nachgesteuert werden muss.

Stichtag und Datenfreeze

Ein klar definierter Stichtag verhindert Chaos. Ab diesem Zeitpunkt werden im Altsystem keine neuen Daten mehr angelegt. So bleibt die Datenbasis konsistent und der Import nachvollziehbar.

Datenbereinigung im Detail

Eine gute Bereinigung umfasst mehr als das Loeschen von Dubletten:

Postleitzahlen und Orte vereinheitlichen
alte Preislisten kennzeichnen und archivieren
inaktive Kunden markieren
freie Textfelder strukturieren

Je sauberer die Daten, desto schneller arbeitet die neue Software.

Cutover-Checkliste

Letzter Datenexport im Altsystem erstellt
Finales Mapping versioniert
Alle Schnittstellen getestet
Key-User erreichbar
Support am Go-Live eingeplant

Praxisbeispiel: Migration eines SHK-Betriebs

Ein SHK-Betrieb mit 1.200 Kunden migriert nur aktive Kunden der letzten drei Jahre, offene Auftraege und Wartungsvertraege. Historische Angebote werden als Archivexport gesichert. Dadurch sinkt die Datenmenge deutlich und die neue Software bleibt schlank.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange dauert eine Datenmigration im Handwerk?

Je nach Datenmenge und System zwischen zwei Wochen und mehreren Monaten. Die Dauer haengt stark von der Datenqualitaet ab.

Kann ich Altdaten nur als PDF sichern?

Fuer steuerlich relevante Daten reicht ein PDF-Export meist nicht. Daten muessen nachvollziehbar und maschinenlesbar bleiben.

Was ist wichtiger: neue Funktionen oder saubere Daten?

Saubere Daten. Ohne korrekte Stammdaten liefern Funktionen keine zuverlaessigen Ergebnisse.

Muss das Altsystem dauerhaft erreichbar bleiben?

Nicht unbedingt, aber die Daten muessen weiterhin abrufbar und pruefbar sein.

Muss ich alle historischen Daten migrieren?

Nein. Fuer den Betrieb reichen meist aktive Kunden, laufende Auftraege und relevante Stammdaten. Historische Daten koennen oft als Archivexport aufbewahrt werden.

Was kostet eine Datenmigration typischerweise?

Die Kosten haengen von Datenmenge und Komplexitaet ab. Oft ist der groesste Aufwand nicht der Import, sondern die Datenbereinigung.

Wie erkenne ich, ob die Migration erfolgreich war?

Durch Plausibilitaetschecks, Stichproben und Abgleich von Summen. Erst wenn diese Tests sauber sind, gilt die Migration als abgeschlossen.

Was mache ich mit alten PDF-Archiven?

PDF-Archive koennen als Referenz bestehen bleiben, sollten aber indexiert und auffindbar sein. Fuer steuerlich relevante Daten reicht ein reines PDF-Archiv oft nicht aus.