Backup- und Notfallplan im Handwerk: Daten sichern, Betrieb stabil halten

Warum Backups im Handwerk ueberlebenswichtig sind

Schnellüberblick

• 3-2-1-Backups und Restore-Tests sichern die Betriebsfaehigkeit.
• RPO/RTO definieren akzeptable Datenverluste und Wiederanlaufzeiten.
• Ein Notfallplan braucht klare Rollen und Kommunikation.

Kernaussagen

• Ohne Restore-Test ist ein Backup nur Hoffnung.
• Notfallplaene muessen aktualisiert und geuebt werden.
• Backup-Strategien muessen gesetzliche Aufbewahrung beruecksichtigen.

Entitäten & Begriffe

• 3-2-1-Regel
• RPO
• RTO
• Restore-Test
• Notfallplan

Weiterführende Artikel

• IT-Sicherheit im Handwerk: Ransomware, Phishing, Schutz in der Praxis
• GoBD-Leitfaden fürs Handwerk: So bleiben digitale Belege prüfungssicher
• Aufbewahrungsfristen im Handwerk: Was wie lange archiviert werden muss

Ohne Zugriff auf Auftraege, Rechnungen oder Kundenstammdaten steht ein Handwerksbetrieb still. Gerade bei Ransomware, Hardware-Defekten oder Bedienfehlern entscheidet ein funktionierendes Backup ueber die Handlungsfaehigkeit. Die meisten Ausfaelle entstehen nicht durch Hightech-Angriffe, sondern durch alltägliche Ursachen wie Defekte oder Fehlbedienung.

Ein robustes Backup ist daher kein IT-Luxus, sondern betriebliche Grundsicherung.

Die 3-2-1-Regel einfach erklaert

Die bewaehrte 3-2-1-Regel lautet:

• 3 Kopien der Daten
• 2 unterschiedliche Speichermedien
• 1 Kopie extern/offline

Damit sind Daten auch bei lokalen Schaeden oder Verschluesselung durch Ransomware geschuetzt.

Welche Daten muessen gesichert werden?

• Auftrags- und Kundendaten
• Rechnungen und Buchhaltung
• Kalkulations- und Preislisten
• E-Mails mit Kundenbezug
• Projekt- und Baustellendokumentation

Ein gutes Backup konzentriert sich auf die Systeme, die den Betrieb am Leben halten.

RPO und RTO: Die zwei wichtigsten Kennzahlen

• RPO (Recovery Point Objective): Wie viel Datenverlust ist akzeptabel?
• RTO (Recovery Time Objective): Wie schnell muss das System wieder laufen?

Ein Betrieb mit taeglicher Faktura hat andere Anforderungen als ein Betrieb mit woechentlichen Abrechnungen. RPO und RTO helfen, den Backup-Rhythmus realistisch zu planen.

Wiederherstellung testen: Der haeufigste Fehler

Backups sind nur dann etwas wert, wenn sie auch wiederherstellbar sind. Deshalb gilt:

• Regelmaessige Wiederherstellungstests
• Dokumentierte Abläufe
• Klare Verantwortlichkeiten

Ohne Test ist das Backup eine Hoffnung, kein Sicherheitsnetz.

Notfallplan: Wer macht was, wenn Systeme ausfallen?

Ein Notfallplan muss nicht aufwendig sein. Wichtig sind klare Schritte:

1. Systeme isolieren (z.B. Netzwerk trennen)
2. Verantwortliche informieren
3. Kommunikationswege festlegen
4. Wiederherstellung starten
5. Dokumentation des Vorfalls

Im Ernstfall zaehlen klare Rollen und schnelle Entscheidungen.

Checkliste: Backup und Notfallplan

• 3-2-1-Regel umgesetzt?
• RPO/RTO definiert?
• Backups regelmaessig getestet?
• Verantwortlichkeiten klar?
• Notfallplan dokumentiert?

Backup-Typen: Voll, inkrementell, differenziell

• Vollbackup: komplette Sicherung, braucht mehr Speicher
• Inkrementell: nur Aenderungen seit dem letzten Backup
• Differenziell: Aenderungen seit dem letzten Vollbackup

Viele Betriebe kombinieren ein woechentliches Vollbackup mit taeglichen inkrementellen Sicherungen.

Dokumentation: Ohne Protokoll kein Backup

Ein gutes Backup braucht Protokolle:

• Zeitpunkt der Sicherung
• Erfolg oder Fehler
• verantwortliche Person

Diese Protokolle sind im Ernstfall Gold wert.

Notfallkommunikation

Neben Technik braucht es Kommunikation:

• Wer informiert Kunden bei Ausfall?
• Wer spricht mit Lieferanten?
• Wer koordiniert interne Aufgaben?

Klare Kommunikationswege reduzieren Stress im Ernstfall.

Aufbewahrung von Backups

Backups sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig, wenn sie steuerlich relevante Daten enthalten. Sie sollten nach festen Intervallen aufbewahrt und dokumentiert werden.

Cloud-Backup vs. lokale Sicherung

• Cloud-Backup: schnell, skalierbar, gute Verfuegbarkeit
• Lokale Sicherung: volle Kontrolle, aber hoehere Wartung

Viele Betriebe kombinieren beides.

Wiederanlaufuebungen

Einmal jaehrlich sollte der Betrieb eine Wiederanlaufuebung durchspielen. Dabei wird getestet, ob die wichtigsten Systeme in akzeptabler Zeit wiederhergestellt werden koennen.

Rollen im Notfall

Ein Notfallplan benoetigt klare Rollen:

• Technische Wiederherstellung
• Kommunikation nach innen und aussen
• Dokumentation des Vorfalls

Wenn jeder weiss, was zu tun ist, laeuft die Wiederherstellung schneller.

Minimal-Set fuer den Start

• Taegliches Backup
• Monatlicher Restore-Test
• Notfallkontaktliste
• Kurzanleitung fuer den Wiederanlauf

Dieses Minimal-Set bietet bereits einen erheblichen Sicherheitsgewinn.

Sicherungsrhythmus nach Betriebsprofil

• Taegliche Sicherung bei laufender Faktura
• Woechentliche Vollsicherung
• Monatliche Archivkopie

Je hoeher die Datenaktivitaet, desto enger sollten die Intervalle sein.

Praxisbeispiel: Wiederherstellung nach Ausfall

Ein Betrieb verliert nach einem Hardware-Defekt das ERP-System. Dank taeglichem Backup kann das System innerhalb von vier Stunden wiederhergestellt werden. Der Betrieb bleibt handlungsfaehig, Rechnungen und Termine laufen weiter. Ohne Backup waere der Ausfall tage- oder wochenlang gewesen.

Wiederanlaufprioritaeten festlegen

Nicht alle Systeme muessen gleichzeitig wieder laufen. Ein Plan kann so aussehen:

1. Kunden- und Auftragsverwaltung
2. Rechnungsstellung und Buchhaltung
3. Dokumentation und Archiv
4. Reporting und Auswertungen

Diese Priorisierung beschleunigt den Wiederanlauf.

Abhaengigkeiten dokumentieren

Viele Systeme haengen voneinander ab (z.B. ERP und E-Mail). Wer diese Abhaengigkeiten dokumentiert, kann im Notfall die Wiederherstellung besser priorisieren.

Kurzfazit

Ein getestetes Backup und ein einfacher Notfallplan sichern den Betrieb. Schon kleine Routinen verhindern grosse Ausfaelle.

Praxis-Tipp fuer schnelle Erfolge

Schon ein monatlicher Restore-Test und eine schriftliche Notfallkontaktliste bringen grosse Sicherheit. Je oefter der Ablauf geuebt wird, desto schneller funktioniert die Wiederherstellung im Ernstfall.

Verschluesselung und Zugriffsschutz

Backups sollten verschluesselt und nur fuer wenige berechtigte Personen zugaenglich sein. So bleibt der Schutz auch dann erhalten, wenn externe Speichergeraete verloren gehen.

Kurznotiz

Backups sind nur dann wertvoll, wenn sie aktuell, getestet und zugreifbar sind. Ohne diese drei Punkte bleibt das Risiko hoch.

Letzter Hinweis

Ein aktueller Notfallplan sollte nach jeder groesseren Systemaenderung angepasst werden.

Zusatzhinweis

Ein kurzer Jahres-Check stellt sicher, dass Backups weiterhin zu den aktuellen Systemen passen.

Praxis-Tipp fuer Verantwortlichkeiten

Benennen Sie eine Stellvertretung fuer den Notfall. So bleibt der Betrieb handlungsfaehig, wenn der Hauptverantwortliche ausfaellt.

Mini-Tipp

Ein einfacher Jahreskalender mit Backup-Terminen hilft, Routinen einzuhalten.

Zusatz

Regelmaessige Uebungen machen den Notfallplan wirksam.

Hinweis

Uebung schafft Sicherheit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Reicht ein Cloud-Backup?

Nicht immer. Eine zusaetzliche Offline-Kopie bietet Schutz gegen Verschluesselung und Fehlbedienung.

Wie oft sollten Backups getestet werden?

Mindestens quartalsweise, bei kritischen Systemen monatlich.

Wer sollte den Notfallplan kennen?

Mindestens Geschaeftsfuehrung, Bueroleitung und IT-Verantwortliche.

Ist ein Notfallplan wirklich notwendig?

Ja. Ohne Plan entstehen im Ernstfall Zeitverlust und teure Fehler.

Was ist der Unterschied zwischen Backup und Archiv?

Ein Backup dient der Wiederherstellung nach Ausfall, ein Archiv der langfristigen Aufbewahrung.

Wie lange sollte ich Backups aufbewahren?

Das haengt von gesetzlichen Pflichten und betrieblichen Anforderungen ab. Eine kombinierte Strategie aus kurz- und langfristigen Backups ist sinnvoll.

Kann ich Backups automatisieren?

Ja, Automatisierung ist sogar empfehlenswert, um Fehler zu vermeiden.

Was ist ein Restore-Test?

Dabei wird ein Backup zurueckgespielt, um die Wiederherstellbarkeit zu pruefen. Ohne Restore-Test ist ein Backup unsicher.

Wer sollte Zugriff auf Backups haben?

Nur wenige berechtigte Personen. Zu breite Zugriffe erhoehen das Risiko.

Wie dokumentiere ich Restore-Tests?

Kurzes Protokoll mit Datum, System, Ergebnis und Dauer reicht. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit.

Sind Backups im gleichen Netzwerk sinnvoll?

Nicht allein. Eine getrennte Kopie (offline oder extern) schuetzt vor Ransomware.

Was ist mit mobilen Geraeten?

Auch Smartphones und Tablets koennen relevante Daten enthalten. Diese sollten in die Backup-Strategie einbezogen werden.

Wie oft sollte der Notfallplan aktualisiert werden?

Mindestens einmal im Jahr oder bei groesseren Systemaenderungen.

Wie pruefe ich, ob ein Backup vollstaendig ist?

Durch regelmaessige Restore-Tests und Plausibilitaetschecks der wichtigsten Daten.

Welche Daten sollte ich priorisieren?

Kundendaten, Auftraege und Rechnungen stehen an erster Stelle. Ohne diese Daten ist der Betrieb lahmgelegt.

Sollten Backups verschluesselt werden?

Ja, besonders bei Cloud-Backups. So sind Daten auch bei Zugriff durch Dritte geschuetzt.

Was kostet ein solides Backup-System?

Die Kosten variieren stark. Fuer kleine Betriebe gibt es oft guenstige Cloud-Loesungen, die bereits ausreichen.

Sollten Backups geo-redundant sein?

Wenn moeglich ja, vor allem bei sensiblen Daten. Eine zusaetzliche Kopie an einem anderen Standort schuetzt vor lokalen Schaeden.

Was mache ich bei begrenztem Speicher?

Priorisieren Sie kritische Daten und nutzen Sie inkrementelle Sicherungen. So bleiben Backups effizient und bezahlbar.