Arbeitszeiterfassung im Handwerk: Rechtslage, Pflichten, Umsetzung

Arbeitszeiterfassung: Was sich fuer Handwerksbetriebe geaendert hat

Schnellüberblick

Arbeitszeit ist verpflichtend zu erfassen (EuGH/BAG).
Beginn, Ende und Pausen muessen nachvollziehbar dokumentiert sein.
Mobile Erfassung reduziert Fehler und spart Zeit in der Lohnabrechnung.

Kernaussagen

Fahrt- und Ruestzeiten gehoeren in der Regel zur Arbeitszeit.
Transparente Regeln verhindern Konflikte im Team.
Datenschutz bleibt ein zentrales Thema bei Zeiterfassung.

Entitäten & Begriffe

EuGH C-55/18
BAG 1 ABR 22/21
Arbeitszeit
Pausen
Zeiterfassung

Weiterführende Artikel

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein „Nice-to-have“ mehr. Der EuGH hat bereits 2019 klargestellt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlaessliches und zugaengliches System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitstellen muessen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 diese Pflicht fuer Deutschland konkret bestaetigt.

Fuer Handwerksbetriebe bedeutet das: Zeiterfassung ist nicht optional. Wichtig ist eine pragmatische, digitale Loesung, die auf der Baustelle funktioniert.

Was muss erfasst werden?

In der Praxis muessen mindestens dokumentiert werden:

Beginn und Ende der Arbeitszeit
Dauer der Arbeitszeit
Pausen (sofern erforderlich)

Die Erfassung kann digital oder analog erfolgen, muss aber nachvollziehbar und vollstaendig sein.

Wer ist betroffen?

Grundsaetzlich alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – egal ob im Buero, auf der Baustelle oder im Servicefahrzeug. Fuer Ausnahmen (z.B. leitende Angestellte) gelten besondere Regeln, die jedoch im Handwerk selten greifen.

Digitale Zeiterfassung: Vorteile im Handwerk

Mobile Erfassung: Monteure buchen Zeiten direkt vor Ort.
Automatische Auswertung: Stunden, Projekte, Nachkalkulation.
Transparenz: Weniger Nachfragen und Fehler in der Lohnabrechnung.
Integration: Zeiterfassung fliesst in Auftraege und Rechnungen.

Digitale Systeme sind nicht nur rechtssicher, sondern auch betriebswirtschaftlich sinnvoll.

Umsetzung im Betrieb: So klappt es in der Praxis

Regeln definieren: Was gilt als Arbeitsbeginn, wie werden Fahrzeiten behandelt?
System waehlen: App, Terminal oder Web-Interface.
Schulung: Mitarbeitende muessen die Buchung verstehen.
Kontrolle: Regelmaessige Stichproben verhindern Fehler.

Datenschutz und Zeiterfassung

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Daher gelten Datenschutzregeln:

Zugriff nur fuer berechtigte Personen
Zweckbindung (keine Leistungsueberwachung ohne Grundlage)
Transparenz gegenueber Mitarbeitenden

Eine klare Betriebsvereinbarung oder interne Richtlinie hilft, Konflikte zu vermeiden.

Typische Fehler im Handwerk

Zeiten werden nachtraeglich gesammelt und pauschal eingetragen
Pausen fehlen oder werden nicht dokumentiert
System wird nur teilweise genutzt (z.B. im Buero, nicht auf Baustellen)
Keine Kontrolle der Erfassung

Diese Fehler fuehren zu rechtlichen Risiken und zu ungenauen Kostenkalkulationen.

Checkliste: Arbeitszeiterfassung rechtskonform umsetzen

Ist ein System fuer alle Mitarbeiter eingefuehrt?
Werden Beginn, Ende und Pausen dokumentiert?
Gibt es klare Regeln fuer Fahrtzeiten?
Sind Berechtigungen und Datenschutz geregelt?
Gibt es regelmaessige Kontrolle und Auswertung?

Fahrtzeiten, Ruestzeiten, Bereitschaft: Was zaehlt?

Im Handwerk stellt sich oft die Frage: Zaehlt die Fahrtzeit zur Baustelle als Arbeitszeit? In der Regel ja, wenn sie im Auftrag erfolgt. Auch Ruestzeiten (z.B. Material laden) gehoeren zur Arbeitszeit.

Bereitschaftsdienst und Notdienste muessen gesondert geregelt werden. Hier helfen klare betriebliche Vereinbarungen.

Pausen richtig dokumentieren

Pausen sind Teil der Arbeitszeitaufzeichnung. Typische Regeln:

Pausen ab einer bestimmten Arbeitszeit verpflichtend
Pausen muessen als solche erfasst werden
Nachtraegliche Pauschen-Pausen ohne Nachweis sind problematisch

Eine digitale Zeiterfassung erleichtert die Dokumentation.

Projektzeit vs. Arbeitszeit

Arbeitszeit muss rechtlich korrekt sein, Projektzeit ist betriebswirtschaftlich relevant. Beide koennen parallel erfasst werden:

Arbeitszeit fuer Recht und Lohn
Projektzeit fuer Kalkulation und Nachkalkulation

Moderne Systeme koennen beides verbinden.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, hat er bei der Einfuehrung mitzubestimmen. Auch ohne Betriebsrat helfen klare Regeln, um Akzeptanz zu schaffen.

Arbeitszeitmodelle im Handwerk

Teilzeit, Gleitzeit, Saisonarbeit und Notdienst sind ueblich. Entscheidend ist, dass jede Arbeitszeitform sauber dokumentiert wird. Ein System sollte daher flexibel sein und unterschiedliche Modelle abbilden koennen.

Umgang mit Korrekturen

Fehler bei der Zeiterfassung passieren. Korrekturen sind erlaubt, muessen aber nachvollziehbar bleiben. Ein digitales System mit Aenderungsprotokoll ist hier der sichere Weg.

Praxisbeispiel: Montagebetrieb mit 12 Mitarbeitenden

Ein Betrieb erfasst Zeiten per App. Die Monteure buchen Start und Ende direkt auf der Baustelle, Pausen werden automatisch vorgeschlagen. Die Bueroleitung kontrolliert woechentlich und exportiert Daten fuer die Lohnabrechnung. Ergebnis: weniger Rueckfragen, bessere Nachkalkulation.

Arbeitszeitgrenzen und Ueberstunden

Die Erfassung hilft nicht nur bei der Pflicht, sondern auch bei der Einhaltung gesetzlicher Grenzen. Ueberstunden sollten dokumentiert und klar geregelt werden. Ein transparentes System reduziert Konflikte.

Auszubildende und besondere Schutzvorschriften

Auch fuer Auszubildende gilt die Erfassungspflicht. Hier kommen oft zusaetzliche Schutzvorschriften hinzu, etwa bei Pausen und Ruhezeiten.

Fahrtzeiten und Kundenbesuche korrekt abbilden

Gerade im Service ist es wichtig, zwischen Arbeitszeit, Fahrzeit und Wartezeit zu unterscheiden. Eine klare Regelung verhindert Konflikte und schafft Transparenz fuer Kunden und Team.

Zeiterfassung fuer Projektcontrolling nutzen

Wenn Zeiten sauber erfasst sind, lassen sie sich fuer Nachkalkulation und Angebotsoptimierung nutzen. Betriebe, die das konsequent tun, verbessern ihre Marge spuerbar.

Dokumentation von Bereitschaft und Notdienst

Notdienste sind im Handwerk normal. Wichtig ist eine klare Dokumentation von Bereitschaft und Einsatzzeiten. So bleiben Arbeitszeitgrenzen nachvollziehbar und Konflikte mit Mitarbeitenden werden reduziert.

Verbindung zur Lohnabrechnung

Saubere Zeiterfassung erleichtert die Lohnabrechnung und reduziert Rueckfragen. Zudem entstehen weniger Korrekturen bei Ueberstunden oder Zuschlaegen. Wer die Erfassung sauber organisiert, spart jeden Monat Zeit.

Reporting fuer bessere Entscheidungen

Zeiterfassung liefert nicht nur Pflichtnachweise, sondern auch Steuerungsdaten: Welche Auftraege laufen aus dem Ruder? Wo gibt es Engpaesse? Wer diese Daten nutzt, verbessert Planung und Marge.

Kurzfazit

Zeiterfassung ist Pflicht und gleichzeitig ein Steuerungsinstrument. Wer sie sauber organisiert, gewinnt Transparenz und bessere Kalkulationen.

Praxis-Tipp fuer den Start

Ein einfacher Pilot mit einem Team reicht oft aus. So erkennen Sie schnell, ob Regeln passen und wo Schulungsbedarf besteht, bevor der Rollout auf den ganzen Betrieb erfolgt.

Zeiterfassung bei Telearbeit

Auch wenn Mitarbeitende im Homeoffice oder in der Verwaltung arbeiten, gilt die Pflicht zur Erfassung. Ein einheitliches System vereinfacht die Umsetzung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Duerfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen?

Ja, solange das System objektiv und nachvollziehbar ist und der Arbeitgeber die Einhaltung kontrolliert.

Reicht eine Excel-Liste?

Formal moeglich, aber fehleranfaellig. Digitale Systeme bieten Nachvollziehbarkeit und Zeitstempel.

Muss die Erfassung in Echtzeit erfolgen?

Die Rechtsprechung verlangt ein verlaessliches System. Zeitnahe Erfassung ist der sichere Weg.

Gilt die Pflicht auch fuer Minijobber?

Ja, die Pflicht gilt fuer alle Arbeitnehmer.

Reicht es, wenn der Betrieb die Zeiten einmal pro Woche erfasst?

Je zeitnaher, desto besser. Eine woechentliche Sammelerfassung ist fehleranfaellig und schwer nachvollziehbar.

Kann die Zeiterfassung automatisch erfolgen?

Teilweise, z.B. durch GPS oder Fahrzeugdaten. Wichtig ist jedoch, dass die Zeiten nachvollziehbar und pruefbar bleiben.

Was ist mit Fahrtzeiten zwischen Baustellen?

Sie gelten in der Regel als Arbeitszeit und sollten erfasst werden.

Duerfen Mitarbeiter die Zeiten nachtraeglich korrigieren?

Ja, aber mit Protokollierung. Nachvollziehbarkeit ist hier entscheidend.

Brauche ich eine Betriebsvereinbarung?

Nicht zwingend, aber klare Regeln helfen bei Akzeptanz und Datenschutz.

Gilt die Pflicht auch fuer Subunternehmer?

Subunternehmer sind rechtlich eigene Betriebe. Die Pflicht zur Zeiterfassung betrifft den jeweiligen Arbeitgeber.

Wie dokumentiere ich Arbeitszeiten bei Baustellen ohne Empfang?

Offline-faehige Apps oder nachtraegliche Synchronisation loesen dieses Problem. Wichtig ist, dass die Erfassung zeitnah erfolgt.

Was passiert bei fehlender Zeiterfassung?

Bei Kontrollen kann es zu Beanstandungen und Nachzahlungen kommen. Ausserdem fehlen dem Betrieb Daten fuer die Nachkalkulation.

Wie werden Reisezeiten fuer Schulungen behandelt?

Reisezeiten im Auftrag des Arbeitgebers gelten in der Regel als Arbeitszeit und sollten erfasst werden.

Gilt die Pflicht auch fuer Teilzeitkraefte?

Ja, die Pflicht zur Erfassung gilt unabhaengig vom Stundenumfang.

Kann ich die Erfassung outsourcen?

Ja, viele Betriebe nutzen externe Systeme. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich.

Ist eine GPS-Zeiterfassung erlaubt?

Grundsaetzlich ja, wenn sie fuer die Arbeitszeiterfassung erforderlich ist und transparent kommuniziert wird. Eine dauerhafte Standortueberwachung ohne Zweck ist jedoch problematisch.